Construction Officer on-site

About APOPO: APOPO is an award-winning Belgian NGO established in 1997 and currently operating in 11 countries. APOPO’s mission is to protect people and the planet using scent detection animals. The organization trains and deploys rats and dogs in humanitarian missions such as the detection of explosives, diseases, illegal trafficking, and search and rescue. APOPO currently has over 300 operational animals, most of which work in Mine Action, making it the largest animal detection operator in the sector. 

About APOPO in Ukraine: Since the Russian invasion of 24 February 2022, Ukraine has been severely affected by landmines, cluster munitions, and other explosive remnants of war. The scale of the conflict and the use of high-impact and indiscriminate weapons require an urgent and extensive response. APOPO aims to accelerate the reduction of suspected hazardous areas in Ukraine using its Technical Survey Dog Teams. To support this program, APOPO is seeking a Construction Officer on-site for its construction activities in Poltava. 

ABOUT THE ROLE: The Construction Officer on-site provides day-to-day supervision and monitoring of construction works and contractor activities at the project site. The role provides practical technical support to the Construction Manager and helps ensure that works are carried out in accordance with approved project documentation, technical specifications, the Bill of Quantities (BoQ), construction schedules, applicable Ukrainian legislation, and APOPO requirements. Significant technical, contractual, financial, scheduling, quality, or safety issues must be promptly reported to the Construction Manager. 

KEY RESPONSIBILITIES 
Construction Supervision and Contractor Coordination 
Regularly inspect construction progress and the performance of contractors and subcontractors, including staffing, equipment, site readiness, work sequencing, and delivery against agreed schedules. Check that works comply with approved drawings, specifications, the BoQ, schedules, and contractual requirements; coordinate routine site-level communication and follow up on agreed actions within delegated authority. Identify deviations, defects, non-conformities, delays, and contractual risks; monitor corrective actions and promptly report significant issues to the Construction Manager. 

Quality, Quantities, and Completed Works
 Inspect the quality of ongoing and completed works and delivered materials; check relevant certificates, test results, and quality documentation where required. Measure and record actual quantities of completed works and compare them with BoQ items and approved documentation; assist in checking contractors’ progress claims and invoices and report discrepancies. Support inspections and testing, preparation of defect lists, rectification of defects, acceptance and handover of works; assist in collecting as-built drawings, warranties, certificates, test results, and operation and maintenance manuals, where applicable. 

Progress Monitoring and Reporting 
Track actual progress against the approved construction schedule and identify potential delays, material supply issues, technical difficulties, and site constraints at an early stage. Prepare daily, weekly, and other reports as required. Maintain site diaries, dated photographic records, inspection records, registers of defects and corrective actions, material and testing records, meeting minutes and action trackers, progress records, and contractor correspondence in accordance with APOPO procedures. 
Occupational Health and Safety, Security, Environment, and Site Conduct 
Monitor compliance with applicable occupational health and safety requirements and site safety procedures, including the use of personal protective equipment (PPE), signage, access control, safe working practices, site housekeeping, waste management, and relevant environmental and social requirements. Immediately report unsafe conditions, incidents, near misses, and significant non-compliance to the contractor and the Construction Manager. Comply with APOPO requirements on security, safeguarding, confidentiality, and the Code of Ethics. Technical Coordination and Other Duties Identify inconsistencies between drawings, specifications, and actual site conditions; escalate design discrepancies, unforeseen circumstances, and proposed technical changes for review. When requested, assist with reviewing contractor submissions, method statements, shop drawings, and other technical documents; coordinate with designers, engineers, consultants, and relevant specialists. Perform other construction-related duties assigned by the Construction Manager. Procurement and Logistics Coordination Work closely with the Logistics and Procurement Officer to identify, define, and communicate the technical and operational needs of the Poltava construction site, including specifications, quality standards, quantities, delivery or service timing, and site conditions for materials, equipment, and services. Provide timely technical information and clarifications needed to support procurement planning; review whether proposed items meet the project’s documented technical requirements when requested; promptly flag anticipated shortages, delivery delays, substitutions, or other issues that may affect construction progress. The role is limited to defining site needs and providing technical input. The Construction Officer must not select or recommend suppliers or contractors, conduct supplier selection, negotiate procurement awards, or make procurement commitments. Procurement processes and supplier selection remain the responsibility of the Logistics and Procurement Officer and authorized APOPO personnel, in accordance with established procedures. 
EXPECTED DELIVERABLES Daily site activity records and photographic progress reports. Daily, weekly, or other progress reports covering work progress, delays, constraints, quality issues, and safety concerns. Up-to-date registers of defects, non-conformities, outstanding works, corrective actions, and actions arising from site meetings. Inspection records, material and testing information, quantity measurements, and other documentation required to monitor works and verify contractors’ claims. Timely records of site material, equipment, and service requirements communicated to the Logistics and Procurement Officer, including specifications, quantities, and required dates. Completion and handover documentation, including defect lists and available as-built records. 
REPORTING LINE AND LIMITS OF AUTHORITY The Construction Officer on-site reports directly to the Construction Manager and operates at field-supervision level, focusing on observation, monitoring, documentation, coordination, and timely escalation of risks. The Construction Manager retains overall responsibility for construction planning and management, contractor management, quality assurance, financial oversight, procurement coordination, reporting, and delivery of the construction component of the project. The Construction Officer may identify and communicate site requirements and provide technical verification, but is not authorized to select or recommend suppliers or contractors, manage supplier selection, make procurement commitments, or independently approve changes to the scope of works or design, contractual variations, contractor payments, or other matters reserved for the Construction Manager or authorized APOPO management.
REQUIRED QUALIFICATIONS, EXPERIENCE AND SKILLS 
• Professional education or qualification in construction, civil engineering, architecture, or a related technical field.
 • Practical experience in construction supervision or site engineering, including contractor coordination, quality inspections, and reporting. 
•Ability to read and interpret construction drawings and specifications; understanding of the BoQ, work sequencing, construction materials, and quantity measurement and verification. 
• Understanding of construction-site occupational health and safety requirements; good literacy, numeracy, and IT skills, including Microsoft Office. 
• Good command of Ukrainian; working knowledge of English is an advantage. •Strong organisational skills, attention to detail, communication, independence, flexibility, and problem-solving skills; ability to meet deadlines and remain calm under pressure.
DUTY STATION AND WORKING ARRANGEMENTS 
The successful candidate must be willing to work primarily at and maintain a regular presence on the construction site in Poltava, Ukraine. If required, the candidate is expected to be willing to stay overnight at the site; suitable accommodation facilities are planned to be arranged in the near future. Accommodation rental costs will not be covered. Occasional business travel may be required. Specific working hours and accommodation and travel arrangements will be confirmed by APOPO. 

APPLICATION REQUIREMENTS Applicants should submit an up-to-date CV, a brief summary of relevant construction supervision or site engineering experience, details of relevant education and certifications (where applicable), and confirmation of their availability to work regularl

Про APOPO:

APOPO — відзначена нагородами бельгійська неурядова організація, заснована у 1997 році, яка наразі працює в 11 країнах.Місія APOPO — захищати людей і планету за допомогою тварин, навчених виявляти запахи. Організація навчає та залучає щурів і собак до гуманітарних місій, зокрема для виявлення вибухівки, хвороб і незаконного обігу, а також для пошуку та порятунку людей. Наразі APOPO має понад 300 робочих тварин, більшість із яких залучені до протимінної діяльності, що робить організацію найбільшим оператором у цьому секторі, який використовує тварин.

Про APOPO в Україні:

Після російського вторгнення 24 лютого 2022 року Україна зазнала значного впливу наземних мін, касетних боєприпасів та інших вибухонебезпечних пережитків війни. Масштаб конфлікту та застосування потужної зброї невибіркової дії потребують термінового й широкомасштабного реагування. APOPO прагне прискорити скорочення площ підозрілих небезпечних територій в Україні за допомогою команд технічного обстеження із собаками. Для підтримки цієї програми APOPO шукає фахівця з будівництва на об’єкті для роботи над будівельними заходами в Полтаві.

ОПИС ПОСАДИ:

Фахівець з будівництва на об’єкті здійснює щоденний нагляд і моніторинг будівельних робіт та діяльності підрядників на будівельному майданчику. Посада передбачає практичну технічну підтримку Менеджера з будівництва та сприяння виконанню робіт відповідно до затвердженої проєктної документації, технічних специфікацій, відомості обсягів робіт (BoQ), графіків будівництва, чинного законодавства України та вимог APOPO. Про будь-які суттєві технічні, договірні, фінансові проблеми, ризики щодо строків, якості або безпеки необхідно невідкладно повідомляти Менеджера з будівництва.

КЛЮЧОВІ ОБОВ’ЯЗКИ

Нагляд за будівництвом та координація підрядників

Регулярно перевіряти хід будівельних робіт і роботу підрядників та субпідрядників, зокрема мобілізацію ресурсів,укомплектованість персоналом, наявність обладнання, готовність майданчика, послідовність робіт і виконання погоджених графіків. Перевіряти відповідність робіт затвердженим кресленням, специфікаціям, BoQ, графікам і договірним вимогам; координувати поточну комунікацію на майданчику та контролювати виконання погоджених дій у межах наданих повноважень. Виявляти відхилення, дефекти, невідповідності, затримки та договірні ризики; контролювати виконання коригувальних заходів і своєчасно повідомляти Менеджера з будівництва про суттєві проблеми.

Якість, обсяги та завершені роботи

Перевіряти якість поточних і завершених робіт та поставлених матеріалів; за потреби перевіряти відповідні сертифікати, результати випробувань і документацію з якості. Вимірювати й фіксувати фактичні обсяги виконаних робіт та порівнювати їх із позиціями BoQ і затвердженою документацією; допомагати перевіряти проміжні акти та рахунки підрядників і повідомляти про розбіжності. Брати участь в оглядах і випробуваннях, підготовці переліків дефектів, усуненні недоліків, прийманні та передачі робіт; за потреби допомагати збирати виконавчі креслення, гарантії, сертифікати, результати випробувань та інструкції з експлуатації й обслуговування.

Моніторинг прогресу та звітність

Відстежувати фактичний прогрес порівняно із затвердженим графіком будівництва та завчасно виявляти можливі затримки, проблеми з постачанням матеріалів, технічні труднощі й обмеження на майданчику. Готувати щоденні, щотижневі та інші звіти за потреби. Вести журнали робіт, датовані фотозвіти, записи оглядів, реєстри дефектів і коригувальних заходів, записи щодо матеріалів та випробувань, протоколи нарад і списки подальших дій, записи про прогрес та листування з підрядниками відповідно до процедур APOPO.

Охорона праці, безпека, довкілля та правила на майданчику

Контролювати дотримання застосовних вимог з охорони праці та процедур безпеки на майданчику, включно з використанням засобів індивідуального захисту, знаків безпеки, контролем доступу, безпечними методами роботи, порядком на майданчику, управлінням відходами та відповідними екологічними й соціальними вимогами. Негайно повідомляти підрядника та Менеджера з будівництва про небезпечні умови, інциденти, ситуації, що ледь не призвели до інциденту, та суттєві порушення. Дотримуватися вимог APOPO щодо безпеки, захисту людей, конфіденційності та Кодексу етики.

Технічна координація та інші обов’язки

Виявляти невідповідності між кресленнями, специфікаціями та фактичними умовами на майданчику; передавати на розгляд розбіжності в проєктних рішеннях, непередбачені обставини та запропоновані технічні зміни. За запитом допомагати перевіряти документи підрядників, технологічні карти, робочі креслення та інші технічні матеріали; координувати роботу з проєктувальниками, інженерами, консультантами й відповідними фахівцями. Виконувати інші завдання, пов’язані з будівництвом, за дорученням Менеджера з будівництва.

Координація закупівель і логістики

Тісно співпрацювати з Фахівцем із логістики та закупівель для визначення й передачі технічних та операційних потреб будівельного майданчика в Полтаві, зокрема специфікацій, стандартів якості, кількості, строків доставки або надання послуг та умов на майданчику щодо матеріалів, обладнання й послуг. Своєчасно надавати технічну інформацію та роз’яснення для планування закупівель; за запитом перевіряти відповідність запропонованих товарів задокументованим технічним вимогам проєкту; оперативно повідомляти про очікуваний дефіцит, затримки доставки, заміни або інші проблеми, що можуть вплинути на хід будівництва. Роль обмежується визначенням потреб майданчика та наданням технічних рекомендацій. Фахівець з будівництва не має права обирати або рекомендувати постачальників чи підрядників, проводити відбір постачальників, вести переговори щодо присудження закупівель або брати на себе закупівельні зобов’язання. Процеси закупівель і вибір постачальників залишаються відповідальністю Фахівця із логістики та закупівель і уповноважених працівників APOPO відповідно до встановлених процедур.

ОЧІКУВАНІ РЕЗУЛЬТАТИ РОБОТИ

Щоденні записи про діяльність на майданчику та фотозвіти про прогрес.

Щоденні, щотижневі та інші звіти про хід робіт, затримки, обмеження, питання якості та безпеки.

Актуальні реєстри дефектів, невідповідностей, незавершених робіт, коригувальних заходів і завдань за результатами нарад на майданчику.

Записи оглядів, інформація про матеріали та випробування, вимірювання обсягів та інша документація, необхідна для моніторингу робіт і перевірки вимог підрядників щодо оплати.

Своєчасні записи про потреби майданчика в матеріалах, обладнанні та послугах, передані Фахівцю із логістики та закупівель, із зазначенням специфікацій, кількості та необхідних дат.

Документація щодо завершення та передачі робіт, включно з переліками дефектів і наявними виконавчими матеріалами.

ПІДПОРЯДКУВАННЯ ТА МЕЖІ ПОВНОВАЖЕНЬ

Фахівець з будівництва на об’єкті безпосередньо підпорядковується Менеджеру з будівництва та працює на рівні польового нагляду, зосереджуючись на спостереженні, моніторингу, документуванні, координації та своєчасному повідомленні про ризики. Менеджер з будівництва зберігає загальну відповідальність за планування й управління будівництвом, роботу з підрядниками, забезпечення якості, фінансовий нагляд, координацію закупівель, звітність і виконання будівельної складової проєкту. Фахівець може визначати й повідомляти про потреби майданчика та здійснювати технічну перевірку, але не уповноважений обирати або рекомендувати постачальників чи підрядників, керувати відбором постачальників, брати на себе закупівельні зобов’язання або самостійно затверджувати зміни обсягу робіт чи проєктних рішень, договірні зміни, платежі підрядникам або інші питання, віднесені до повноважень Менеджера з будівництва чи уповноваженого керівництва APOPO.

ВИМОГИ ДО КАНДИДАТА:

• Професійна освіта або кваліфікація у сфері будівництва, цивільної інженерії, архітектури чи суміжній технічній галузі.

• Практичний досвід нагляду за будівництвом або роботи інженером на майданчику, включно з координацією підрядників, перевірками якості та звітністю.

• Уміння читати й тлумачити будівельні креслення та специфікації; розуміння BoQ, послідовності робіт, будівельних матеріалів, а також вимірювання й перевірки обсягів.

• Розуміння вимог з охорони праці на будівельному майданчику; належні навички письма, роботи з числами та ІТ, зокрема Microsoft Office.

• Добре володіння українською мовою; знання англійської на робочому рівні буде перевагою.

• Розвинені організаційні навички, уважність до деталей, комунікабельність, самостійність, гнучкість і вміння вирішувати проблеми; здатність дотримуватися строків і зберігати спокій під тиском.

МІСЦЕ РОБОТИ ТА УМОВИ

Кандидат має бути готовим працювати переважно на будівельному майданчику в Полтаві та регулярно бути присутнім на об’єкті. За потреби кандидат повинен бути готовим залишатися на майданчику на ніч; у найближчому майбутньому планується облаштування відповідних умов для проживання. Витрати на оренду житла не відшкодовуються. Можливі періодичні службові відрядження. Конкретний графік роботи, а також умови проживання та поїздок підтвердить APOPO.

ЯК ПОДАТИ ЗАЯВКУ

Кандидати мають надати актуальне резюме, короткий опис релевантного досвіду нагляду за будівництвом або роботи інженером на майданчику, інформацію про відповідну освіту та сертифікати (за наявності), а також підтвердити готовність регулярно працювати на будівельному майданчику в Полтаві та, за потреби, залишатися на об’єкті після організації належних умов проживання.